Erasmus+

Projekt időtartama: 2016 november 1. – 2017. október 31.

erasmus logo

Az Erasmus+ Sport projekt fő témája az önkéntes tevékenység az Európai Ifjúsági Olimpiai Fesztiválon (EYOF), amelyen keresztül a sport hozzájárulhat a foglalkoztathatósághoz, a társadalmi befogadáshoz, valamint az esemény alatt a nagyobb részvételhez, főként a fiatalok körében. Az eseményen több mint 1700 önkéntes közreműködésére lesz szükség, akiknek várhatóan mintegy 10%-a külföldről érkezik majd.

A projekt fő szakaszai:

 

Szakasz / Munkaterv

WP1 - Adminisztráció

WP2 - Önkéntesség

WP3 – Kommunikáció

0-Folyamatok

Projektvezetési csapat

Minőség és kockázat kezelési csapat

Koordinációs és támogatási lépések

Láthatóság és megfelelő megjelenés

A kommunikációs csatornák megfelelő vezetése

1-előkészület

Támogatási megállapodás

Beszerzések lebonyolítása

Toborzás és kiválasztás;

Adatbázis kiépítése;

Tréning

Az üdvözlő- és ruhacsomagok legyártása, az információs anyagok elkészítése

2-végrehajtás

Projekt adminisztráció és beszámoló az EACEA-nak

Önkéntesek koordinálása;

Logisztika és támogatás;

Fun-Zone: csapatépítés és szórakoztatás

EYOF hírek;

#BeActive kampány

3-értékelés

Végső beszámoló, zárójelentés

Kérdőív az önkéntes tapasztalatokról

EYOF népszerűsítése és

#BeActive online közösség

4-terjesztés

Ellenőrzés és felülvizsgálat

Frissítés, terjesztés a hivatalos honlapon

Tapasztalatok továbbítása a döntéshozóknak és az európai sportéletben résztvevőknek

Önkéntes Adatbázis megosztása

Európai Sporthét #BeActive  kísérő program

 

 

WP1 – Adminisztráció

Ebben a munkacsomagban a fő feladat az átfogó koordináció a projekt végrehajtásával és kiegészítő adminisztratív feladataival kapcsolatban. A projektmenedzser felel a teljes munkatervért, a projektkoordinátor irányítja, koordinálja a projekt csapat munkáját, és folyamatosan felügyeli a projekt előrehaladását és kezeli az esetleges felmerülő kockázatokat. A fő adminisztratív feladatokat irányító projektmenedzser felel a jelentésért a partnerek felé, a támogatási szerződésben leírt szabályok szerint, ezen kívül feladata még, hogy elérje azokat a célokat és mérföldköveket, amelyeket megfogalmaztak a projektben és költségvetésben.

Az értékelés és terjesztés szakaszában, a projekt sikeres végrehajtása bemutatásra kerül egy zárójelentés keretében az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökségnek (EACEA) és az Európai Olimpiai Bizottság (EOC) Közgyűlésén, az azt alátámasztó dokumentációt frissíteni, valamint terjeszteni kell a megfelelő módon a hivatalos honlapon.

 

WP2 – Önkéntesség

Ebben a munkacsomagban kerülnek megvalósításra a fő koordinációs és támogatási feladatok az önkéntességgel kapcsolatosan. Az önkéntesek toborzása már 2016-ban elkezdődött, ezen kívül az akkreditációs rendszer fejlesztése is elindult, amelyen keresztül az önkéntesek jelentkezni tudnak, a koordinátorok pedig kezelni tudják az egyének profilját és beosztását, ezeket használva tudjuk kiépíteni az adatbázist. Ezek alapján lehet kiválasztani és szétosztani őket a megfelelő munkaterületekre. Szeretnénk megfelelő képzést és egyéb szakmai támogatást nyújtani az önkéntesek számára az EYOF előtt, közben és után. A képzés a következőket fogja tartalmazni: általános kommunikációs készség és technikai/műszaki képesség fejlesztése, csapatépítés, protokollok ismertetése és általános információnyújtás a területekről, hogy akár több helyszínen is bevethetőek legyenek az önkéntesek.

Az önkéntesek a következő területekre lesznek beosztva: NOC asszisztensek, szállítás és logisztika, egészségügyi szolgáltatások, sportversenyek, rendezvények és ceremóniák, média és kommunikáció, VIP szolgáltatások és protokoll, szállás és étkeztetés, nyelvi szolgáltatások, akkreditáció, marketing és szponzoráció, versenyhelyszín-menedzsment, beléptetés és általános információnyújtás.

erasmus+

Annak érdekében, hogy megteremtsük számukra a megfelelő munkakörülményeket napi egy vagy két étkezést és önkéntes ruhát kapnak, ezen kívül térítésmentes helyi közlekedést, valamint a külföldi és a nem Győr környékén élő önkéntesek számára (várhatóan mintegy 300 főnek) szálláslehetőséget biztosítunk.

Amellett, hogy önkéntesen elvégzik feladataikat a megfelelő területeken, részt vehetnek a számos kulturális és kísérő programon a sportolókkal együtt az úgynevezett Fun Zone-ban, ami biztosítja számukra a lehetőséget a kapcsolatépítésre és a kikapcsolódásra egyaránt.

Annak érdekében, hogy ki tudjuk értékelni az EYOF alatti önkéntes tevékenységeket/tapasztalatokat, szeretnénk egy újabb felmérést végezni az önkéntesek körében a tapasztalataikról, majd az eredmények elemzése után meg tudjuk osztani a legfontosabb tapasztalatainkat a későbbi EYOF-ok rendezőivel, a döntéshozókkal és más, az európai sportéletben érdekelt felekkel.

 

WP3 – Kommunikáció

Ennek a munkacsomagnak a fő célja, hogy biztosítsuk a projekt láthatóságát és megfelelő megjelenést. Az alapvető kommunikációs csatornáink már 2016-ban elkészültek: honlap (www.gyor2017.hu), mobilalkalmazás; hírlevelek és a közösségi média felületek, amelyek tájékoztatást nyújtanak a legfontosabb információkról a résztvevők, érintettek, a sajtó és más érdeklődők számára; ezen kívül pedig az akkreditációs rendszer is kidolgozás alatt van, amelyen keresztül az önkénteseket ki lehet választani, be lehet osztani, adatlapjukat módosítani.

Az EYOF arculat is már megtervezésre került: logó, grafikai elemek, illusztrációk, molinól, egyenruhák képi elemei, egyéb promóciós és tájékoztató anyagok. Természetesen a projekt során használt megjelenések megfelelnek az Erasmus+ arculati előírásainak, valamint elérhetőek lesznek több nyelven is.

A legfontosabb feladat az üdvözlő- és ruhacsomagok, valamint az önkéntes tevékenységgel kapcsolatos információs anyagok el/összekészítése. Az önkéntesek egységes egyenruhát kapnak annak érdekében, hogy könnyen azonosíthatóak legyenek, kitűnjenek a tömegből. Az EYOF alatt a fő kommunikációs feladat a kommunikációs csatornák aktív és hatékony kezelése: meglévő közösségi média felületek naprakészek legyenek, az önkéntes információs rendszeren keresztül a #BeActive kampány bevezetése az EYOF-fal kapcsolatban, ahol az önkéntesek és a sportolók is megoszthatják az élményeiket az EYOF alatt a #BeActive és #EYOF hashtagekkel.

ebeactive

A meglévő csatornák mellett az esemény alatt megjelenik nyomtatott formában az EYOF News, hivatalos napilap magyar és angol nyelven. Az EYOF után is szeretnénk elősegíteni az önkéntesek és a sportolók közötti interakciót és kommunikációt, ezért továbbra is folytatjuk majd az EYOF #BeActive online kampányát, ahol az önkéntesek és a sportolók továbbra is megoszthatják egymással a mindennapi sport tevékenységüket, élményeiket a #BeActive és #EYOF hashtagekkel.

Az Európai Sport Hét (EWoS) kezdeményezéshez kapcsolódóan 2017 szeptemberében megrendezzük a #BeActive kampányt követő eseményt, ami a tradicionális Arrabona Futófesztivál és az őszi Sport és Egézség Naphoz kapcsolódik, és ahol a korábbi önkéntesek számára külön kiemelt programok lesznek. 2017-ben a 13. Sportnap kerül majd megrendezésre a győri Barátság Sport Parkban, várhatóan mintegy 500 ember részvételével.